Ledenadministratie

Het opzetten en onderhouden van een ledenadministratie kan een omvangrijke klus zijn. Zonder een goed softwarepakket is het nagenoeg ondoenlijk om de gegevens up-to-date te brengen en ook zo te houden.

Een goede inventarisatie vooraf van de mogelijkheden en prijzen van de software is erg nuttig. Tegenwoordig zijn er diverse mogelijkheden om deze tijdrovende klus tot een minimum te beperken dan wel deels uit te besteden.

Verschillende soorten bijdragen

De indeling naar verschillende soorten bijdragen zoals contributie en eenmalig inschrijfgeld, moet goed geregistreerd kunnen worden.

Facturen, nota’s en acceptgiro’s

De betaalwijze van de leden bepaalt veelal of er nota’s, facturen, acceptgiro’s of automatische incasso’s gehanteerd worden.
De facturen moeten met eigen logo en lay-out aangemaakt kunnen worden.

Automatische incasso

  • Het voordeel van automatische incasso is de snelle en gecontroleerde afwikkeling.
  • Nadat de incasso aangemaakt en verwerkt is moet er eenvoudig bij de leden kenbaar gemaakt worden dat de posten betaald zijn.
  • Medio 2012 worden de Europese incasso’s (SEPA) ingevoerd zodat internationale verenigingen hier ook gebruik van kunnen maken.

Storneringen en weigeringen

Automatisch geïnde bedragen kunnen door de bank geweigerd of binnen 8 weken ingetrokken worden. Bij grotere administraties is dan geautomatiseerde verwerking nodig om dit bij te houden. In andere gevallen moet het mogelijk zijn om deze posten eenvoudig handmatig te verwerken.

Betalingen automatisch invoeren

De betalingen moeten bij voorkeur automatisch via het inlezen van een betaalbestand (van ING, ABN-AMRO, RABO of andere bank) gerealiseerd kunnen worden. Tijdens dit inlezen dient er automatisch ‘afgeletterd’ te worden als een betaling gekoppeld kan worden aan het juiste lid en openstaande post. De overige betalingen moeten eenvoudig handmatig gematched of ingevoerd kunnen worden.

Bundelen van inningen en betalingen

Verschillende gezinsleden kunnen betalen via hetzelfde bankrekeningnummer. Indien de software dit ondersteunt, dan kan er besparing op de bankkosten gerealiseerd worden.

Meerdere herkomstbankrekeningen

Het komt voor dat leden op verschillende bankrekeningen geld kunnen overmaken. In dat geval moeten er meerdere bestanden of ‘batches’ ingelezen kunnen worden.

Meerdere termijnen

Bij hogere tarieven / contributies is een verdeling over meerdere termijnen (bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal) wenselijk.

Financiële administratie

  • Bij de keuze van het financiële pakket moet gelet worden op:
  • Eenvoudig inkomsten en uitgaven kunnen toewijzen aan verschillende afdelingen
  • Snel en gemakkelijk betalingen verwerken of inlezen van de ledenadministratie
  • Is er naast debiteuren- ook crediteurenbeheer?
  • Is het mogelijk om afschrijvingen in te voeren en bij te houden?
  • Is het afsluiten van het boekjaar overzichtelijk?
  • Is een BTW-aangifte eenvoudig uit te voeren?

Rapportages

De software moet beschikken over een aantal standaard rapportages zoals openstaande posten, balans en winst- en verliesrekening.

Daarnaast moet er een mogelijkheid zijn om zelf rapporten samen te stellen met een rapportsjabloon.

Nardus onderstreept het belang van een goed software pakket en heeft dit gevonden in MemberControl. Informatie vindt u op www.membercontrol.nl