De betrouwbaarheid en geschiktheid van bestuurders en commissarissen zijn cruciaal voor een gezonde financiële sector. Daarom toetst DNB alle beleidsbepalers op deze punten. Duidelijkheid en transparantie over dit toetsingsproces voorkomt misverstanden. Het is jammer als door misverstanden goede kandidaten wegblijven. Hieronder de meest voorkomende misverstanden.
1. Zonder ervaring in de sector kun je geen commissaris of bestuurder worden.
Een frisse blik kan juist een positieve bijdrage vormen. Het is afhankelijk van de situatie of een kandidaat zonder ervaring in de sector commissaris of bestuurder kan worden. De focus ligt op de specifiek toegevoegde waarde van de nieuwe persoon. Om te bepalen of een kandidaat zonder ervaring in de sector een positieve bijdrage kan leveren, kijkt DNB naar de samenstelling van het collectief. Hierin moet voldoende kennis van de sector aanwezig zijn en ook voldoende kunde. In de praktijk blijkt dat een goede onderbouwing van de voordracht door de onderneming enorm helpt: dat is de bril waarmee DNB naar de kandidaat kijkt. Het gaat er natuurlijk ook om welke portefeuille iemand krijgt toebedeeld. Ondernemingen trekken bijvoorbeeld voor ICT-kennis soms mensen van buiten de financiële sector aan. Cruciaal daarbij is dat de betrokken persoon zich in de onderneming en haar business heeft verdiept.
2. DNB vindt het niet goed dat potentiële bestuurders of commissarissen meelopen voordat de toetsing is afgerond.
Bestuurders kunnen maar beter goed worden voorbereid op de functie, dit geldt zeker voor beginnend bestuurders. Sommige ondernemingen laten gegadigden voor commissaris- of bestuursfuncties een tijdje meelopen met het huidige bestuur. Belangrijk is dat deze bestuurders-in-wording niet mogen meebeslissen en intern of extern niet als bestuurder actief zijn. Ze kunnen alleen toehoorder zijn bij vergaderingen. Zo’n voorbereiding helpt hen een idee te geven van wat hen te wachten staat in hun rol; welke producten de onderneming verkoopt, wat het verdienmodel is, wat de bedrijfsstrategie is, hoe de bedrijfscultuur is en welke issues er spelen bij de organisatie. Allemaal zaken die in het toetsingsgesprek ook aan de orde kunnen komen.
3. De toetsing duurt langer dan drie maanden.
Als een bedrijf alle gevraagde documentatie tijdig en compleet aanlevert, hoeft er geen extra informatie te worden opgevraagd. Dit scheelt tijd. Steeds vaker kan de toetsing dan in zes weken worden afgehandeld. Wordt het dossier niet volledig aangeleverd, dan moet DNB deze informatie nogmaals opvragen en daarmee de termijn opschorten. Het helpt als de aangeleverde informatie van goede kwaliteit is en de voordracht goed wordt onderbouwd. Het is geen verplichting maar de ervaring leert dat als de voordragende organisatie zelf assessments, teamanalyses of informatie van searchbureaus in het dossier doet, dit de toetsing vergemakkelijkt. Als ondernemingen deze assessments en analyses toch al op de plank hebben liggen, is het een kleine moeite om die mee te sturen. Let op: het is geen vereiste, meer een voorbeeld van ‘good practice’.
4. Bij ieder antecedent krijg je een kruisje, meerdere kruisjes levert een hertoetsing op.
DNB kijkt altijd naar de inhoud en de ernst van een antecedent en hoe zwaar het antecedent weegt in relatie tot de functie. Het kan soms zelfs zo zijn dat een bestuurder formeel een antecedent heeft, maar feitelijk geen betrokkenheid heeft gehad bij de achterliggende gebeurtenissen. Bijvoorbeeld omdat hij of zij net bestuurder is geworden.
Wanneer iemand meerdere antecedenten heeft waarbij sprake is van een patroon dat aanleiding geeft tot twijfel aan geschiktheid of betrouwbaarheid, dan kan dit voor DNB wel reden zijn voor een hertoetsing.
5. Iedere hertoetsing leidt tot aftoetsing.
DNB gaat pas hertoetsen als er écht iets aan de hand is. Bij een hertoetsing wordt de toetsing opnieuw gedaan, dus met een zelfstandig oordeel, dat deels door andere ’toezichthouders’ binnen DNB wordt gedaan. Nieuwe mensen kijken weer met een frisse blik naar de zaak en dat komt de objectiviteit van een dergelijk onderzoek ten goede. Het staat vooraf niet vast wat de uitkomst is. Hoewel er vaak sprake is van serieuze antecedenten, hoeft een hertoetsing niet tot aftoetsing te leiden.
6. DNB neemt liever geen formeel besluit.
Een formeel besluit over de geschiktheid en betrouwbaarheid geeft duidelijkheid over de feiten en de weging ervan door DNB. Een positief besluit deelt DNB zo snel mogelijk aan de instelling mee. Bij een negatieve uitslag, neemt DNB eerst telefonisch contact op met de persoon zelf en vervolgens met de instelling.
DNB kan bij de toetsing gebruik maken van bronnen, waarover de instelling niet beschikt. Hierdoor kunnen feiten op tafel komen waarvan de instelling niet op de hoogte was.
Soms wil de instelling of de betrokken persoon liever niet dat het oordeel formeel wordt vastgelegd. De instelling besluit dan vaak de kandidaat terug te trekken, ook kan de kandidaat zelf besluiten zich terug te trekken. DNB komt dan niet toe aan het nemen van een formeel besluit.
7. Als de uitslag van de toetsing negatief is, kun je nooit meer in de sector terecht.
Geschiktheid wordt onder andere bepaald door voldoende kennis van de sector en de onderneming en voldoende vaardigheden voor een goede vervulling van de functie. Is er reden voor DNB om iemand op grond van geschiktheid niet goed te keuren, dan betekent dit niet dat hij of zij niet meer in de sector terecht kan. Immers kennis kan worden bijgespijkerd en ervaring kan worden opgedaan. Bovendien kan iemand voor een andere functies, bij een andere onderneming of in een ander collectief wel geschikt zijn.
Wat betrouwbaarheid betreft, ligt dit anders. Als DNB concludeert dat de betrouwbaarheid van een kandidaat niet buiten twijfel staat, dan zal deze voor langere tijd niet in de sector als bestuurder of commissaris terecht kunnen. Ook dat is niet voor altijd: door tijdverloop kunnen antecedenten minder zwaar gaan wegen. Bovendien kan het gedrag in die periode aantoonbaar zijn veranderd.
8. Jonge bestuurders komen niet door de toetsing.
DNB zou soms willen dat er meer jonge mensen ter toetsing worden voorgedragen. In alle sectoren worden relatief weinig veertigers voorgedragen en dertigers al bijna helemaal niet. Dat is jammer. Binnen het collectief van het bestuur kunnen jonge mensen van grote waarde zijn, bijvoorbeeld omdat zij vernieuwing kunnen brengen, kunnen denken vanuit het belang van de klant of op de hoogte zijn van de laatste trends, zoals social mediagebruik.
9. Een dominante leider komt niet door de toetsing.
Kandidaten die voor een bestuursfunctie of commissariaat worden voorgedragen, hebben vaak een zekere mate van overwicht en dominantie. Dat kan heel goed werken, mits ze zich bewust zijn dat tegenspraak belangrijk is voor een goede besluitvorming. Het is immers goed om een zaak vanuit verschillend perspectief te bekijken. Een leider moet er voor open staan dat zijn of haar visie wordt uitgedaagd. Sterker nog, DNB vindt het noodzakelijk dat bestuurders en commissarissen tegenspraak organiseren. Als binnen het collectief voldoende tegenwicht aanwezig is, hoeft een dominante leider geen probleem te vormen.
10. Een besluit van DNB kun je niet aanvechten
Op elk moment in de procedure is verweer tegen het besluit van DNB mogelijk. Als een toetsing resulteert in een negatief oordeel, dan stelt DNB een voornemen tot een negatief besluit op. Dit wordt verstuurd aan de instelling, met een kopie aan de voorgedragen persoon. In dit voornemen nodigt DNB beide belanghebbenden uit voor het geven van een zienswijze. Dat kan schriftelijk of mondeling. Na de zienswijze komt DNB tot een definitief besluit. Daarin wordt de informatie die is verstrekt in de zienswijze meegenomen. Het kan dus zijn dat DNB na de zienswijze tot een ander oordeel komt. Als DNB negatief besluit, dan kan de voorgedragen persoon niet worden benoemd. Ondertussen staat de mogelijkheid open om in bezwaar en beroep te gaan. Belanghebbenden kunnen bezwaar aantekenen bij de afdeling Juridische Zaken van DNB. Dit bezwaarschrift wordt behandeld door personen die niet eerder bij de zaak zijn betrokken. Daarna kunnen betrokkenen nog in beroep bij de rechter en in hoger beroep bij het College van Beroep voor het bedrijfsleven. De mogelijkheid om in verweer te gaan vervalt indien de voordracht wordt ingetrokken.
Meer informatie:
- http://www.toezicht.dnb.nl/4/2/16/50-229347.jsp
- http://www.toezicht.dnb.nl/4/2/16/50-230601.jsp
- http://www.toezicht.dnb.nl/4/2/16/50-230603.jsp
uit: DNB Nieuwsbrief
