Huishoudelijk Reglement

Verplichtingen verbonden aan het lidmaatschap

Artikel 1

Statuten en reglementen van de leden alsmede die van de bij haar aangesloten verenigingen mogen geen bepalingen bevatten, welke in strijd zijn met de wet en statuten en reglementen van Nardus samenwerkende uitvaartorganisaties (hierna te noemen: de organisatie).

Artikel 2

Artikel 2.1

Naast de in de statuten opgenomen verplichtingen van de leden zijn de leden gehouden:

op verzoek die opgaven aan het bestuur te verstrekken, welke noodzakelijk zijn voor het adequaat kunnen functioneren van de organisatie. Hiertoe behoren onder meer de gegevens betreffende de leden, resp. de bij de leden aangesloten verenigingen (waaronder tenminste het aantal verzekerde leden, het aantal verzorgde uitvaarten van leden en van niet-leden per lid van de organisatie, de bestuurssamenstelling van de leden met haar adresgegevens alsmede die van de bij haar aangesloten verenigingen en het vestigingsadres van de leden en de respectievelijk aangesloten verenigingen);
een exemplaar van haar statuten en/of reglementen aan het bestuur te overleggen, alsmede alle wijzigingen die daarin worden aangebracht;
er voor zorg te dragen dat elke individuele bij haar aangesloten vereniging een exemplaar van een actuarieel rapport, niet ouder dan drie jaar en opgesteld door een actuaris AG (voorzien van het advies van die actuaris aan de betreffende vereniging alsmede het dekkingspercentage) zowel aan het lid als aan het bestuur ter beschikking stelt;
te voldoen aan alle overigens door de algemene vergadering genomen besluiten.

Artikel 2.2

Het bestuur zal, onverlet het gestelde in artikel 10, niet zonder toestemming van een lid een bij het lid aangesloten vereniging benaderen.

Schorsing van, opzegging en ontzetting uit het lidmaatschap

Artikel 3

Schorsing van, ontzetting uit of opzegging van het lidmaatschap door het bestuur geschiedt te allen tijde schriftelijk (aangetekend). Opzegging van het lidmaatschap door het lid geschiedt eveneens uitsluitend schriftelijk (aangetekend).

Artikel 4

Schorsing van het lidmaatschap ontslaat het lid niet van de verplichting tot contributieafdracht als bedoeld in artikel 5.

Geldmiddelen

Artikel 5

De contributie en andere bijdragen, omslagen of vergoedingen (zie artikel 23 van de statuten), dienen op de eerste uitnodiging aan de penningmeester op de door hem aan te geven wijze worden betaald. De eerste helft van het over enig kalenderjaar vastgesteld contributiebedrag moet uiterlijk zijn betaald vóór 1 juni van het betreffende kalenderjaar. De tweede helft dient uiterlijk te zijn betaald vóór 1 oktober van dat jaar.

Artikel 6

Indien niet tijdig wordt voldaan aan het verzoek over te gaan tot contributiebetaling, zal de penningmeester één maand na de eerste uitnodiging daartoe een schriftelijke aanmaning doen uitgaan, onder het alsnog stellen van een betalingstermijn termijn van veertien dagen. Na afloop van deze termijn kan, indien het lid dan nog in gebreke is gebleven, tot gerechtelijke invordering worden overgegaan.

Artikel 7

Het lid, dat niet tijdig aan de betaling van de contributieverplichtingen heeft voldaan, kan op de algemene vergadering geen rechtsgeldige stem (doen) uitbrengen.

Artikel 8

Restitutie van contributie, andere bijdragen, omslagen of vergoedingen, vindt alleen plaats krachtens een besluit van de algemene vergadering.

Artikel 9

Een lid dat in gebreke blijft de gegevens betreffende het aantal uitvaarten over enig jaar tijdig aan het bestuur te verstrekken, zodat de contributie over het lopende jaar niet correct kan worden vastgesteld, kan door het bestuur een voorlopige rekening worden toegezonden. Deze voorlopige rekening zal niet hoger zijn dan de definitieve rekening over het voorafgaande kalenderjaar.

Belangenbehartiging, voorlichting, bijstand en advies

Artikel 10

Voortvloeiend uit de in de statuten opgenomen doelstelling behartigt de organisatie de belangen van de leden door onder meer:

  1. het informeren van de leden en de via hen aangesloten verenigingen over relevante feiten en ontwikkelingen in het uitvaartwezen door het periodiek verstrekken van informatiebulletins, het (mede) organiseren van vergaderingen, congressen, seminars etc.;
  2. het (doen) ontwikkelen en aanbieden van producten op het terrein van de financiële- en ledenadministratie alsmede (natura)verzekeringen en vermogensbeheer, resp. het stimuleren en bevorderen van het invoeren en toepassen van deze producten en de daaraan gerelateerde systemen;
  3. het aanbieden van een praktisch en adequaat opleidings- en (bij)scholingsprogramma voor alle geledingen van de organisatie; een en ander voor zover mogelijk in samenwerking met andere relevante opleidingsinstituten;
  4. het bevorderen van de kwaliteitsborging van de door de direct of indirect aangesloten uitvaartverenigingen verrichtte werkzaamheden;
  5. deel te nemen aan relevante overleggen en adviescolleges van overheden en hun organen inzake alle denkbare aspecten van uitvaartverzorging en -verzekering;
  6. het eigener beweging of desgevraagd adviseren van overheden en hun organen inzake alle aspecten van uitvaartverzorging en -verzekering;
  7. deel te nemen aan het overleg inzake de CAO Uitvaartwezen
  8. het bemiddelen bij collectieve verzekeringen en/of overeenkomsten ten behoeve van personeel van de in Nederland gevestigde leden van de organisatie resp. die van de via hen aangesloten individuele verenigingen.
  9. deel te nemen aan een paritair samengestelde beroepsinstantie inzake de behandeling van geschillen tussen direct of indirect bij de organisatie aangesloten uitvaartverenigingen en individuele leden van die verenigingen inzake de uitvoering en afwikkeling van uitvaarten, een en ander in de ruimste zin des woords;
  10. te bemiddelen bij geschillen tussen de leden van de organisatie en/of de bij de leden aangesloten verenigingen;
  11. het samenwerken met andere organisaties op het gebied van uitvaartverzorging en -verzekeringen, een en ander voor zover passend binnen de Nardus-doelstelling en het vastgestelde beleid;
  12. het voorwaarden scheppen voor en het realiseren van PR-activiteiten ten behoeve van de gezamenlijke leden van de organisatie en de via hen aangesloten verenigingen;
  13. het verzorgen van externe publicaties en persberichten;
  14. het inrichten van een adequaat toegerust verenigingsbureau met een deskundig personeelsbestand;
  15. alle verdere wettige middelen, welke ter bevordering van de doelstelling van de organisatie dienstig worden geoordeeld.

Artikel 11

Een lid kan géén rechten op de diensten van de organisatie doen gelden, alvorens aan de openstaande contributieverplichting is voldaan.

Artikel 12

Werkzaamheden, bezoeken, besprekingen met een collectief karakter zijn kosteloos. Bemoeienissen voortvloeiende uit een verzoek van een lid (geen collectief karakter dragende) zullen worden behandeld, onder verrekening van de daarvoor gemaakte kosten. Het eerste advies is gratis, voor de volgende adviezen worden de gemaakte kosten doorberekend.

Samenstelling en functioneren bestuur

Artikel 13

Het bestuur bestaat uit een oneven aantal leden.

Artikel 14

Behoudens het in de statuten bepaalde verdeelt het bestuur de taken onderling, met inachtneming van de door de algemene vergadering vastgestelde bestuursprofielen.

Artikel 15

Het bestuur komt na een schriftelijke oproeping daartoe bijeen in vergadering, doch tenminste vier maal per kalenderjaar De voorzitter of diens plaatsvervanger is belast met de leiding van de vergadering en verantwoordelijk voor een goed verloop daarvan.

Artikel 16

In de vergadering wordt over zaken mondeling gestemd, over personen schriftelijk. Bij staken van de stemmen over zaken is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Indien bij het stemmen over personen na drie stemronden geen enkelvoudige meerderheid is verkregen voor een kandidaat, wordt niet tot benoeming overgegaan.

Artikel 17

De taken van de bestuursleden zijn vastgelegd in door de algemene vergadering vastgestelde bestuursprofielen, waarin tevens per profiel de gevraagde competenties zijn opgenomen. De als bijlage opgenomen profielen worden geacht één geheel te vormen met het huishoudelijk reglement.

Artikel 18

Bestuursleden hebben recht op een financiële compensatie voor de tijdsbesteding gemoeid met het bijwonen van vergaderingen en het vertegenwoordigen van en anderszins werkzaam zijn voor de organisatie. De compensatie wordt vastgelegd in een regeling welke door de algemene vergadering wordt vastgesteld en geacht wordt onderdeel uit te maken van dit reglement.

Artikel 19

Overige door leden van het bestuur in hun functie gemaakte onkosten -waaronder reis en verblijfkosten- worden op declaratiebasis vergoed. De reiskosten per openbaar vervoer worden integraal vergoed, bij reizen per auto ontvangt het bestuurslid een vergoeding per kilometer, waarvan de hoogte door het bestuur wordt vastgesteld.

Artikel 20

De voorzitter en vice-voorzitter hebben elk afzonderlijk toegang tot alle vergaderingen van of door enig orgaan van de organisatie uitgeschreven. Bij afwezigheid kunnen zij zich doen vervangen door een door hen aangewezen ander lid van het bestuur. Samenstelling en functioneren commissies ex-artikel 14, lid 3 van de statuten

Artikel 21

De commissies als bedoeld in artikel 14 lid 3 van de statuten, bestaan elk uit ten hoogste drie personen, afkomstig uit en behorend tot de geleding waarvoor de commissie is ingesteld. Een commissielid wordt benoemd voor een termijn van vier jaar en kan ten hoogste twee maal worden herbenoemd.

Artikel 22

Het bestuur kiest uit haar midden personen, die tot taak hebben het reguliere contact met de commissies te onderhouden. Voorzitter en vice-voorzitter kunnen geen contactpersoon voor een statutaire commissie ex-artikel 14 lid 3 zijn.

Artikel 23

De commissies komen tenminste eens per jaar bijeen teneinde de externe voor de geleding van belang zijnde ontwikkelingen te bespreken en het bestuur daarover te informeren.

Artikel 24

Het bestuur regelt overigens aard en omvang van de taak van de commissies ex-artikel 14 lid 3 van de statuten en legt die vast in een schriftelijke instructie.

Artikel 25

Het bestuur bepaalt de voorwaarden voor en de hoogte van de (onkosten)vergoeding voor de leden van de commissies; leden van de commissies ontvangen tenminste een reiskostenvergoeding. Financiële commissie ex artikel 17, lid 3 van de statuten

Artikel 26

Alvorens de financiële commissie zich door een deskundige laat bijstaan conform artikel 17 lid 6 van de statuten, overlegt zij met het bestuur –tenzij aan de raadpleging geen advieskosten zijn verbonden- over een kostenbegroting. Eerst nadat hierover overeenstemming is bereikt zal de deskundige de gevraagde bijstand verlenen.

Artikel 27

Artikel 25 is van overeenkomstige toepassing op de leden van de financiële commissie ex-artikel 17 lid 3 van de statuten

Overige commissies

Artikel 28

Artikel 24 en artikel 25 zijn van overeenkomstige toepassing op de leden van overige door het bestuur ingestelde commissies, alsmede op individuele personen binnen de organisatie die door het bestuur zijn aangezocht voor bijstand en/of advies.

Het verenigingsbureau

Artikel 29

Het verenigingsbureau van de organisatie is belast met:

  • het voeren van de administratie in de breedste zin des woords,
  • de administratieve en organisatorische voorbereiding en afwikkeling van bestuurs- en Algemene vergaderingen;
  • het beheer van het archief van de organisatie;
  • het functioneren als contactadres en informatiepunt voor leden en externe relaties

Artikel 30

Voorzitter, secretaris en penningmeester zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor een goed en verantwoord functioneren van het verenigingsbureau; het dagelijks toezicht daarop berust bij de secretaris.

Algemene vergadering

Artikel 31

Het stemrecht wordt per vertegenwoordigd lid uitgeoefend door één persoon. De persoonsgegevens van degene die het stemrecht tijdens de algemene vergadering uitoefent wordt schriftelijk voorafgaande aan de vergadering aan het verenigingsbureau ter kennis gebracht.

Geschillen

Artikel 32

Het bestuur van Nardus is bevoegd geschillen, niet zijnde rechtsgeschillen, tussen individuele verenigingen/ rechtspersonen onderling, hetzij tussen verenigingen/rechtspersonen binnen een provinciale organisatie, te beslissen en verbindend te verklaren.

Artikel 33

Geschillen tussen een vereniging/rechtspersoon en een familie/nabestaanden over de juistheid van de financiële afwikkeling van een verzorgde uitvaart worden voorgelegd aan de Geschillencommissie Uitvaartwezen.

Artikel 34

Een bestuurslid van Nardus, wiens vereniging dan wel samenwerkingsverband van verenigingen/ rechtspersoon bij zulk een geschil is betrokken, neemt geen deel aan de uitleg en toepassing, noch aan de behandeling en beslissing van het geschil.

Wijziging reglement en/of statuten

Artikel 35

Een voorstel tot wijziging van dit reglement kan geschieden door het bestuur of door één of meerdere leden, die daartoe een schriftelijk verzoek indienen. Voorstellen tot wijziging van dit huishoudelijk reglement door de leden moeten tenminste twee maanden voor een algemene vergadering schriftelijk bij het bestuur zijn ingediend. Het bestuur moet bij zulk een voorstel een advies zijnerzijds voegen bij de oproeping van de algemene vergadering. Een wijziging dient te worden goedgekeurd met een meerderheid van tweederde van de aanwezige stemmen.

Artikel 36

Voorstellen tot wijziging van de statuten of het reglement dienen tenminste drie weken voor de datum van de algemene vergadering waarin de voorstellen behandeld zullen worden door het bestuur aan de leden te worden toegezonden.