Branchevereniging voor uitvaartorganisaties zonder winstoogmerk

De taak van de kascommissie is om de jaarrekening te controleren. Maar hoe doet u dat, zo’n controle?

Drs. Maarten den Ouden, registeraccountant en controle-expert, geeft in ‘Kascontrole, hoe doe je dat?’ uitleg over de aanpak van de controle. Met tips die elke kascommissie ter harte kan nemen. Het motto is: Vertrouwen is goed, de controle moet óók goed zijn.

Factuurcontrole of kostencontrole?

Natuurlijk controleert de kascommissie de kosten die in de resultatenrekening (ook wel genoemd: exploitatierekening of staat van baten en lasten) staan. Eén van de controlepunten daarbij is of voor elke betaling een betalingsbewijs aanwezig is. Dat betekent dat het startpunt voor deze controle niet de ordner met facturen (en andere ‘betalingsbewijzen’ zoals bonnetjes) moet zijn, maar een specificatie van de kosten.

Want als er een factuur ontbreekt, komt u daar niet achter door van elke factuur die u tegenkomt na te gaan of deze in de administratie is geboekt. U stuit op (eventueel) ontbrekende facturen door vanuit de administratie na te gaan of er voor elke boeking een factuur aanwezig is.
TIP: Dat is dus net ándersom dan hoe veel kascommissies in de praktijk werken!

Kostenspecificatie
Het startpunt voor de kostencontrole is dus een specificatie van de kosten. Zo’n kostenspecificatie is gewoon een lijst waarop alle geboekte kostenbedragen staan, compleet met de datum van betaling en een korte omschrijving. Meestal kan de penningmeester zo’n specificatie leveren door een print te maken van de geboekte kosten, gesorteerd op datum.
TIP: Een goede specificatie heeft ook een totaaltelling – vergeet u niet vast te stellen dat die totaaltelling overeenkomt met het in de resultatenrekening genoemde kostenbedrag!

Factuurcontrole
Een tweede punt om bij stil te staan is dat een factuur eigenlijk geen bewijs van betaling is. Er zijn immers ook facturen die niet betaald worden. Bijvoorbeeld omdat de geleverde goederen weer teruggestuurd zijn aan de leverancier. Of bijvoorbeeld omdat het een valse factuur is die de penningmeester zelf op zijn pc heeft gefröbeld om de kascommissie op een dwaalspoor te brengen.
De kascommissie moet dus niet alleen nagaan dat er voor elke kostenboeking op de kostenspecificatie een factuur is, maar óók dat deze factuur echt betaald is.
Dat kan eenvoudig door de dagafschriften van de bankrekening te raadplegen.
TIP: Controleer niet alleen óf betaald is, maar ook of het rekeningnummer en de naam van de leverancier op het dagafschrift overeenkomen met het rekeningnummer en de naam van de leverancier die op de factuur staan.

Valse factuur
Als er sprake is van een valse factuur zullen de rekeningnummers en namen vaak verschillen. (Als bijv. de penningmeester een valse factuur heeft gemaakt om zichzelf te verrijken, zal op het dagafschrift als naam van de begunstigde de naam van de penningmeester staan.) Een consequent uitgevoerde ‘naam-nummercontrole’ is dus belangrijk.

Controle van de opbrengsten
Kascommissies hebben vaak veel aandacht voor controle van de kosten, terwijl de controle van de opbrengsten (de baten) zelfs regelmatig vergeten wordt. Toch is de controle van opbrengsten zeker even belangrijk als de controle van de kosten! Al was het alleen maar omdat het totaalbedrag van de opbrengsten meestal ongeveer gelijk is aan het bedrag van de kosten.

TIP: Controleer óók van de opbrengsten elke categorie (elke opbrengstensoort). Dus zowel de contributies als bijvoorbeeld de sponsorgelden, reclame-inkomsten en donaties.

Te lage opbrengst?
De kans dat er een te hoog bedrag aan opbrengsten in de jaarrekening staat, is bij verenigingen en stichtingen minimaal. De belangrijkste vraag is of het bedrag dat in de jaarrekening staat, niet te laag is.
Als kascommissie moet u zich dus op de eerste plaats richten op wat accountants noemen ‘de volledigheid van de opbrengsten’. Met andere woorden, u moet de vraag beantwoorden of het bedrag aan opbrengsten niet gróter zou moeten zijn dan wat in de jaarrekening staat.

Daarvoor moet u niet uitgaan van de boekhouding van uw vereniging of stichting, maar van de werkelijkheid. Als uit de boekhouding blijkt dat 92 leden de jaarlijkse contributie van € 100 voldaan hebben, bent u er niet met alleen de vaststelling dat in de jaarrekening een bedrag van € 9.200 contributie is verantwoord. Interessant is hoeveel leden er zijn – dat gegeven haalt u uit de ledenadministratie. Als er 100 leden zijn, zal in de jaarrekening dus een bedrag van € 10.000 moet staan.

TIP: Baseer u niet op de boekhouding, maar op andere informatie (bijvoorbeeld een ledenlijst of sponsorcontracten).

Controle betekent controleren…
“Controle houdt in dat u moet controleren…”. Dat lijkt wellicht een open deur, maar u en ik weten dat veel kascommissieleden bij de jaarlijkse controle niet ‘te diep’ willen gaan.
 De penningmeester is immers een eerlijk persoon die al jarenlang plichtsgetrouw de financiën onder zijn of haar hoede heeft? En bovendien hebben ook de kascommissieleden het al druk genoeg met leukere klusjes dan het doorgronden van de jaarrekening en het doorspitten van de administratie.

Echter, de wet én de statuten van uw vereniging én de algemene ledenvergadering vragen van de kascommissie om elk jaar de opgestelde jaarrekening te controleren. Dat is geen kwestie van wantrouwen, dat is een kwestie van het zodanig organiseren van de financiën dat alle leden er écht op kunnen vertrouwen dat de gepresenteerde cijfers kloppen. Geen blind vertrouwen dus, maar gefundeerd vertrouwen!

Leden van de kascommissie
Dat vraagt van de leden van de kascommissie:

  • een alerte, kritische instelling
  • voldoende deskundigheid
  • voldoende tijd

Wie een jaarrekening oppervlakkig doorneemt, zal niet snel fouten vinden. Maar gefundeerd vertrouwen kan meestal niet ‘even snel’ worden verkregen. De jaarrekening moet niet ‘globaal’ gecontroleerd worden, maar behoorlijk gedetailleerd. Van elke post op de balans en van elke post op de resultatenrekening moet de kascommissie nagaan of deze correct is. Dat kost gewoon relatief veel tijd.
TIP: controleert u de balans en resultatenrekening post voor post.

Kritische instelling
Een kritische instelling en voldoende deskundigheid is onder meer nodig om óók als er sprake is van listige trucs door de penningmeester (of andere betrokkenen), te kunnen ontdekken dat er iets niet goed zit. Bij de meeste fraudes is er sprake van een eenvoudige ‘greep uit de kas’, maar het komt ook voor dat de fraudeur zich meer inspant om zijn frauduleus gedrag aan het zicht te onttrekken.

Tegenwoordig is het bijvoorbeeld heel eenvoudig om facturen en andere ‘betalingsbewijzen’ te maken. Zo maakte de voormalige penningmeester van de VVD in Den Helder zelf twaalf kwitanties aan voor vergaderkosten, terwijl er maar vier vergaderingen waren geweest. Dit voorbeeld geeft aan dat een kascommissie niet zo maar kwitanties of facturen als bewijsmateriaal moet aanvaarden, maar ook van dergelijke stukken de echtheid moet nagaan. In dit geval kan dat eenvoudig door de notulen van alle vergaderingen door te nemen. Dan was men er al snel achter gekomen dat er geen twaalf vergaderingen waren.

Valse bankafschriften
Zelfs als de kascommissie een simpele controle uitvoert door het vergelijken van het op de balans vermelde banktegoed (betaalrekening) met het dagafschrift van de bank, ligt bedrog op de loer. Zo werd de kascommissie van een seniorenclub in Sittard jarenlang om de tuin geleid met vervalste bankafschriften. Ook de penningmeester van een Gereformeerde Kerk vervalste bankafschriften. En de politieagent die penningmeester van de personeelsvereniging was, paste wat cijfers aan voordat hij een uitdraai maakte van de digitale bankafschriften.

TIP: controleer altijd met behulp van de originele bankafschriften. Als er in verband met internetbankieren geen papieren afschriften meer zijn, raadpleegt u de rekeningsaldi op het beeldscherm.

Hiervoor hebben we het vooral gehad over de controle van de posten op de resultatenrekening. Maar ook de balans moet natuurlijk gecontroleerd worden! En dat betekent u van iedere post op de balans moet vaststellen dat het bedrag dat daarbij vermeld staat klopt.
Dit betekent dat het bedrag juistvolledig en tijdig is en dat de waardering in orde is.

Wat bedoelen we met deze termen?
Enkele voorbeelden:

  • op de balans staat de post ‘contant geld 450 euro’. Als er inderdaad 450 euro in kas zit, is dit bedrag juist. De vraag is echter óók: had er niet méér geld in kas moeten zitten? Als een frauduleuze penningmeester 3.000 euro ‘geleend’ heeft, had er eigenlijk 3.450 euro in de kas moeten zitten. Het bedrag van  450 euro is dus weljuist, maar niet volledig.
  • de balans vermeldt ‘nog te ontvangen achterstallige contributie 250 euro’. Aan de hand van correspondentie en andere informatie kunt u eenvoudig vaststellen dat dit bedrag klopt; uw vereniging heeft inderdaad nog 250 euro tegoed van lid X. Maar als de vordering inmiddels vijf jaar oud is en er nog steeds geen enkel vooruitzicht is dat lid X de contributie zal betalen, is dewaardering van de vordering te hoog.
  • op de balans van eind 2013 staat ‘nog te ontvangen subsidie 15.000 euro’. Als dit de subsidie betreft die uw vereniging over het 2014 moet ontvangen, heeft de penningmeester de subsidie ten onrechte in de tijd naar voren geschoven. Detijdigheid is dus niet in orde.

Het komt in de praktijk voor dat verenigingen en stichtingen (en bedrijven) op deze manier met bedragen in de tijd schuiven om zo de financiële situatie van de vereniging rooskleuriger voor te stellen dan deze in werkelijkheid is.

Veel kascommissies hebben in de praktijk voornamelijk aandacht voor de juistheid van posten en verzuimen om ook de andere drie aspecten in de controle mee te nemen.
TIP: besteedt u niet alleen aandacht aan de juistheid, maar ook aan de volledigheid, de tijdigheid en de waardering.

Nu is de juistheid van bijvoorbeeld crediteuren (nog te betalen facturen) vaak eenvoudiger vast te stellen dan de volledigheid. De juistheid stelt u vast door elke factuur die nog betaald moet worden te bekijken en de standaard factuurcontrole te doen. U gaat dus onder andere na of er daadwerkelijk geleverd is aan uw vereniging.
Het vaststellen van de volledigheid van de nog te betalen facturen is ook niet moeilijk, maar u moet even weten wat de truc hiervoor is: u gaat in de administratie van het nieuwe jaar (dus het jaar ná het boekjaar dat u controleert) alle betalingen in de eerste maanden na. Als u een betaling tegenkomt die betrekking heeft op een leverantie in het te controleren jaar, zou de factuur daarvan in het stapeltje ‘nog te betalen facturen’ hebben moeten zitten.

Auteur: drs. Maarten den Ouden, registeraccountant

uit: Verenigingen en Stichingen

Deel dit bericht:

Nardus Nieuws

Meld u aan om het Nardus Nieuws te ontvangen. Ook als u geen lid bent kunt u het Nardus Nieuws aanvragen via het onderstaande formulier.