Veel verenigingen hebben in de komende weken een Algemene vergadering (ALV) gepland. Maar de door het kabinet afgekondigde maatregelen in het kader van de bestrijding van het coronavirus maken het voor verenigingen echter voorlopig niet mogelijk om bijeenkomsten en vergaderingen te organiseren.

Richtlijnen als er geen ALV gehouden kan worden

De ALV in de normale vorm kan dan ook voor vrijwel alle verenigingen voorlopig geen doorgang vinden. Deze richtlijn beschrijft hoe kan worden gehandeld gedurende de periode dat geen ALV kan worden georganiseerd.

1. Uitstellen van de vergadering

Op dit moment is de meest voor de hand liggende optie om de ALV uit te stellen tot nader bericht. De wet bepaalt dat het bestuur van de vereniging binnen zes maanden na afloop van het boekjaar van de vereniging verantwoording aflegt op een algemene vergadering. Zolang deze termijn niet is verstreken, is er wat dat betreft sowieso geen probleem. De termijn van zes maanden kan worden verlengd, echter dat kan volgens de wet alleen bij besluit van de algemene vergadering.

“Ook zonder het houden van een ALV blijft het bestuur verantwoordelijk voor het besturen van de vereniging”

In de statuten kunnen striktere regels zijn opgenomen, bijvoorbeeld dat de ALV jaarlijks in de maand maart wordt gehouden. Uitstel tot na de statutair bepaalde maand zou dan in strijd met de statuten zijn. Als het bestuur de ALV niet oproept, dan kunnen de leden hiertoe een verzoek indienen bij het bestuur. Het verzoek moet zijn gedaan door het aantal leden dat is bevoegd tot het uitbrengen van een tiende van het aantal stemmen in de algemene vergadering of een kleiner aantal als de statuten dat bepalen. Als het bestuur hieraan geen gevolg geeft, dan mogen de leden zelf een algemene vergadering bijeenroepen. De vraag is of dat onder de huidige omstandigheden kan (zie hieronder punt 4).

Het kan ook nog zo zijn dat bepaalde bestuursleden voor een bepaalde tijd zijn benoemd en dat de termijn verstrijkt. Zonder ALV is dan geen herbenoeming mogelijk. Hiervoor geldt echter dat de benoemingsperiode (van bijvoorbeeld vier jaar) aldus mag worden gelezen dat deze duurt totdat in het desbetreffende jaar van aftreden een algemene vergadering wordt gehouden. Hier ontstaat dus niet direct een probleem. Alle zittende bestuursleden blijven de komende periode gewoon aan.

Ook zonder het houden van een ALV blijft het bestuur verantwoordelijk voor het besturen van de vereniging. Het bestuur blijft sowieso verantwoordelijk voor het uitvoeren van alle lopende zaken die nodig zijn voor de continuïteit van de vereniging. Het advies is om gedurende de periode van uitstel van de ALV door het bestuur geen ingrijpende beslissingen te laten nemen. Beslissingen waarvoor goedkeuring van de ALV nodig is worden uitgesteld, tenzij het belang van de vereniging daarmee ernstig in het gedrang komt.

Hoe langer de periode van alle beperkende maatregelen duurt, hoe groter de wens of noodzaak kan zijn om wel een ALV te houden of in elk geval wel bepaalde besluiten te kunnen nemen die worden gedragen door de leden. Wat zijn de mogelijkheden zonder daadwerkelijk met de leden bij elkaar te hoeven komen?

“Het is volgens de wet niet mogelijk om een geheel digitale ALV te houden”

2. Eenstemmig besluit van alle leden

De wet bepaalt dat er sprake kan zijn van een besluit dat dezelfde kracht heeft als een besluit van de algemene vergadering als deze niet als zodanig is bijeengeroepen. De voorwaarde voor besluitvorming is dan echter dat het besluit door alle leden of afgevaardigden ook al zijn ze niet in vergadering bijeen, unaniem (dus geen enkel lid uitgezonderd), met voorkennis van het bestuur, is genomen. Dit kan dus alleen maar werken als alle stemgerechtigde leden of afgevaardigden daadwerkelijk de inspanning leveren om een stem uit te brengen en dat moet dan ook nog allemaal gelijkluidend zijn.

3. Digitale algemene vergadering

Het is volgens de wet niet mogelijk om een geheel digitale ALV te houden. De wet geeft slechts de mogelijkheid om tijdens een algemene vergadering leden of afgevaardigden ook de mogelijkheid te bieden om langs de digitale weg aan een stemming deel te nemen. Volgens de memorie van toelichting geldt dat in elk geval de voorzitter, de overige leden van het bestuur en de toezichthouders worden geacht daadwerkelijk in vergadering bijeen te zijn.

De wet stelt bovendien nog enkele voorwaarden voor het langs de digitale weg deelnemen aan ledenvergaderingen. De stemgerechtigde moet kunnen worden geïdentificeerd en moet ook rechtstreeks kunnen kennisnemen van de discussie. Daarbij kan in de statuten ook nog worden bepaald dat de leden digitaal ook het woord moeten kunnen voeren tijdens de vergadering. De statuten kunnen bepalen dat stemmen digitaal voorafgaande aan de vergadering kunnen worden uitgebracht, maar niet eerder dan op de dertigste dag voor de vergadering.

Sowieso moet dus in de statuten expliciet een bepaling worden opgenomen waarin dit digitale stemrecht aan de leden of afgevaardigden wordt toegekend. Het digitale stemrecht bestaat dus niet zonder deze statutaire bepaling en verenigingen met statuten waarin dit niet is opgenomen, kunnen dit volgens de wet dan ook niet toepassen.

“Niemand weet ook nog hoe lang dit gaat duren. In deze situatie kan artikel 8 lid 2 van Boek 2 BW worden toegepast”

4. Andere alternatieven

Uit het voorgaande blijkt dat de wet maar zeer beperkt mogelijkheden geeft voor een alternatieve wijze van besluitvorming door de ALV. Daarbij komt dat de statuten van heel veel verenigingen ook nog niet voldoende zijn aangepast aan de digitale mogelijkheden die de wet wel biedt. We zien dus dat als de situatie van beperkende maatregelen aanhoudt en er geen reguliere ALV kan worden gehouden, een vereniging er niet aan kan ontkomen om te handelen in strijd met de wet (verantwoordingsplicht en het daadwerkelijk houden van een vergadering), de statuten en/of de reglementen.

We hebben momenteel te maken met een extreem uitzonderlijke situatie. Niemand weet ook nog hoe lang dit gaat duren. In deze situatie kan artikel 8 lid 2 van Boek 2 BW worden toegepast. Dit artikel zegt dat een krachtens de wet, gewoonte, statuten, reglementen of besluiten geldende regel niet van toepassing is voor zover dit in de gegeven omstandigheden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zou zijn.

Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn als leden nu toch van het bestuur vragen om direct een reguliere ALV te houden. Maar het genoemde artikel kan ook van toepassing zijn om na verloop van tijd toch een ‘alternatieve’ ALV te houden langs (nagenoeg) volledig digitale weg en waarbij de wet, statuten en/of reglementen niet (volledig) kunnen worden gevolgd. Het hangt van de omstandigheden af, wanneer dit gerechtvaardigd of noodzakelijk moet worden geacht. Het kan aan de orde zijn indien er een belangrijk besluit moet worden genomen voor de vereniging, bijvoorbeeld een investeringsbeslissing, fusiebesluit, statuten- of reglementswijziging, een besluit tot benoeming of ontslag of ander ingrijpend besluit.

In dat geval lijkt het een redelijke oplossing om een oproep te doen voor een ALV op een vastgesteld tijdstip, waarbij een zeer beperkt aantal personen (waaronder de voorzitter en nog enkele andere bestuursleden) daadwerkelijk in vergadering bijeen komen en de andere leden in de gelegenheid worden gesteld om door middel van een digitale tool het stemrecht uit te oefenen en kennis te nemen van de discussie tijdens de vergadering zonder daarbij in persoon aanwezig te zijn.

5. Bestuursvergaderingen

Hoewel de wet geen verplichtingen stelt aan de wijze waarop bestuursvergaderingen moeten worden gehouden (dit mag volgens de wet digitaal gebeuren), geldt dat hierover in de statuten veelal wel voorschriften zijn opgenomen waardoor het bestuur daadwerkelijk bijeen moet komen om besluiten te kunnen nemen. Gelet op het voorgaande kan het zijn dat daar onder deze bijzondere omstandigheden van moet worden afgeweken en dat bijvoorbeeld geheel digitaal wordt vergaderd en gestemd met een beroep op artikel 2.8 lid 2 BW.

Samenvattend (richtlijnen)

Gedurende de tijd dat als gevolg van de door het kabinet voorgeschreven maatregelen in verband met het coronavirus geen vergaderingen kunnen worden gehouden kunnen de volgende richtlijnen worden aangehouden:

• Bestuursleden waarvan termijn afloopt blijven aan tot eerstvolgende ALV;
• Bestuur behandelt alleen lopende zaken en stelt ingrijpende beslissingen waarvoor besluitvorming door ALV noodzakelijk is zo veel mogelijk uit;
• Bestuursvergaderingen en stemmen door bestuursleden gebeuren digitaal. Indien statuten anders voorschrijven gebeurt dit met een beroep op artikel 2.8 lid 2 BW (redelijkheid en billijkheid);
• Leden ontvangen bericht over uitstel ALV tot nader bericht;
• Indien leden komen met een verzoek tot een reguliere ALV, dan wordt door het bestuur nogmaals een afweging gemaakt of het gelet op de omstandigheden redelijk is om toch een ALV te houden;
• Oproep voor ALV indien het houden van een ALV noodzakelijk is gelet op te nemen belangrijke besluiten, of indien een verzoek van het benodigde aantal leden daartoe redelijk moet worden geacht;
• Beraadslaging en besluitvorming in de ALV uitvoeren door middel van digitale tool. Als statuten daarin niet voorzien gebeurt dit met een beroep op artikel 2.8 lid 2 BW;
• Tijdens de vergadering een zeer beperkt aantal bestuursleden daadwerkelijk aanwezig (waaronder de voorzitter en secretaris, met gepaste afstand tot elkaar) en overige leden uitsluitend deelnemend aan de vergadering op afstand.
• Geheel digitale ALV alleen als het zelfs niet meer mogelijk is om met een zeer klein aantal personen in vergadering bijeen te komen, met een beroep op artikel 2.8 lid 2 BW.

Aanbeveling voor de toekomst: aanpassing statuten met toevoeging bepalingen voor digitale besluitvorming.