Bv’s, nv’s, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen zijn voorbeelden van rechtsvormen die verplicht zijn hun jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Ook bepaalde verenigingen en stichtingen vallen onder deze regel.

De jaarrekening betreft het financieel verslag van uw organisatie (niet te verwarren met het jaarverslag). Het geeft in grote lijnen weer hoe uw organisatie het financieel heeft gedaan in het betreffende boekjaar. De jaarrekening bestaat uit 3 onderdelen:

• de balans
• winst- en verliesrekening en
• de daarbij horende toelichting. Hoe uitgebreid, dat is afhankelijk van de omvang van uw organisatie.

Hoe groter uw organisatie, hoe meer financiële informatie uw jaarrekening moet bevatten. Meestal stelt de accountant of boekhouder de jaarrekening voor u op, maar u mag het uiteraard ook zelf doen. Bij middelgrote en grote organisaties moet de jaarrekening wel door een accountant worden goedgekeurd.

Het hangt af van de rechtsvorm van uw organisatie of u een jaarrekening moet indienen. Is dit het geval, dan geldt meestal dat deze digitaal gedeponeerd moet worden Vaak regelt de accountant dat. Daarvoor maakt hij gebruik van de digitale tool SBR (Standard Business Reporting). U kunt overigens ook zelf uw jaarrekening deponeren.

Termijn van deponeren

De jaarrekening moet binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar worden gedeponeerd. Op de site van KvK vindt u hierover meer informatie. Als u uw jaarrekening te laat indient, riskeert u een boete of moet u voor de rechter verschijnen.

Ontheffing

In een aantal gevallen hoeft u geen jaarrekening te deponeren. U kunt ontheffing krijgen. Vaak moet u dan een andere verklaring indienen. Ontheffing wordt alleen verleend in zeer uitzonderlijke gevallen. Bijvoorbeeld bij een faillissement of gevallen van overmacht (zoals brand of diefstal).